Capita spesso di voler esprimere mille concetti nel minor spazio possibile, ma, così facendo, si incappa in frasi ottuse il cui significato è chiaro solamente a chi ha “disposto” le parole. Specialmente nel mondo del business, l’incomprensione, o, ancora peggio, il fraintendimento, ci rubano tempo e denaro: se ci spieghiamo male, dobbiamo sprecare tempo per dare chiarimenti. Se ci sono fraintendimenti, è addirittura possibile che si debba risolvere  problemi legati a azioni errate, e questo non sempre è indolore o gratis. Per questa serie di motivi, la chiarezza (reciproca) è indispensabile per mettere in atto una comunicazione fluida ed efficace.

Bisogna, poi, ricordare che la brevità e la sintesi sono essenziali affinchè la nostra lettera sia letta e compresa a fondo: sbrodolate di centinaia di righe, molto spesso vengono ignorate dal lettore che preferisce impegnare il proprio tempo in modi ben più edificanti. Contemporaneamente, però, dobbiamo evitare di essere troppo concisi: la comunicazione scritta  è costituita da messaggi “asettici” che non concedono le diverse sfumature del linguaggio verbale e, a volte, risposte troppo brevi possono suonare, per così dire, antipatiche, se non addirittura offensive.

Come essere sintetici, ma non concisi? Molto semplice…basta scrivere “il necessario”!

“Il necessario” consiste nella serie di informazioni che dobbiamo trasmettere al nostro destinatario più una serie di elementi che consentono di identificare in maniera immediata chi siamo, cosa vogliamo dire, dove, quando, come e perchè. In sostanza, la nostra lettera dovrà rispondere alle 5 W (Who, What, When, Where e Why).

Per utilizzare e inserire questi dati in una lettera inglese in maniera corretta, è sufficiente rispettare una struttura molto semplice riportata in questo template e descritta in maniera dettagliata qui di seguito.

OGGETTO

Oggetto della lettera: è la parte della lettera che ne identifica l’argomento e, proprio per questo, è un’informazione fondamentale, dato che consente al destinatario di apprenderne l’oggetto ancora prima di leggere la e-mail. L’oggetto è fondamentale, soprattutto con il moderno utilizzo di e-mail, perchè consente di catalogare ed archiviare in maniera corretta e estremamente rapida la nostra corrispondenza. Per esempio, inviando fatture o ordini, è consigliabile indicarne i riferimenti in oggetto, così da rendere -per così dire- “automatica” l’archiviazione e immediata la ricerca e il recupero di dati.

Oltre a questo, l’”Oggetto” permette di inviare brevi messaggi senza che si perda tempo a compilare un’intera e-mail: utilizzando sempre la dicitura “eom” (Acronimo per “End of Message”), possiamo comunicare ai nostri interlocutori eventuali conferme, disdette o quant’altro possa consentire brevi testi di pochi caratteri, come, per esempio, “Ordine consegnato; tutto ok (eom)”

INTRODUZIONE

Consiste nell’intestazione della tua mail o lettera. E’ la parte più importante per il nostro lettore, dato che dobbiamo definire chiaramente il destinatario del nostro messaggio.

In inglese, non esiste “dare del Lei”: la persona con cui si parla è sempre “You”, sia che questo sia il nostro migliore amico, sia che si tratti del presidente della più grande multinazionale al mondo.

Potrà sembrare strano, ma, a prescindere dal livello sociale del nostro lettore, nell’intestazione viene sempre utilizzato il nome proprio del nostro interlocutore (per esempio “Dear John,…” anche se stessimo parlando con John F. Kennedy…).

Attenzione: solitamente non ci si presenta nell’introduzione: tutte le nostre generalità andranno nella parte “Chiusura”

CORPO

Questa è la parte dedicata a chi scrive: in ALMENO 3 PARAGRAFI, dobbiamo inserire tutte le informazioni che vogliamo comunicare.

Paragrafo 1: in caso di risposta ad una questione precedente, è buona norma ringraziare chi ci ha scritto in precedenza: può sembrare una perdita di tempo, ma questo ci è utilissimo per poter catalogare, archiviare e recuperare in maniera rapida le informazioni in futuro: per esempio, ringraziare per la mail precedente, ci consentirà di ricollegare la mail a una conversazione articolata.

L’importante è trovare un riferimento da esprimere in maniera sintetica: se siamo troppo orgogliosi, troppo incazzati o non vogliamo ringraziare a priori, possiamo sostituire in altri modi l’apertura, anche se i più diffusi sono comunque ringraziamenti o “scuse” (per il ritardo, per l’incomprensione, ecc…)

Paragrafo 2:  consiste nel paragrafo più “originale”: qui dovete dire in maniera chiara ciò di cui avete bisogno, esprimere la vostra richiesta, dare risposte a domande poste a voi, o qualsiasi altra sia la motivazione che vi porta a scrivere.

Paragrafo 3: questo è il paragrafo più “standard” di tutti: solitamente, consiste di una frase dedicata alla nostra disponibilità a fornire ulteriori informazioni (“Please, feel free to contact me for any further questions…” o simili) oppure alla nostra richiesta di risposta (“Looking forward for your reply,…”)

CHIUSURA

Consiste nella parte della lettera dove compaiono i nostri saluti e le nostre generalità. Possiamo utilizzare la formula “Best regards” (Distinti saluti) o “Yours faithfully” (In fede), ma ciò che è importante è la nostra “firma”, nella quale dovremo indicare (nel seguente ordine): titolo, nome, cognome, posizione aziendale, azienda (nome e indirizzo), telefono, e-mail, altri contatti

FIRMA: La firma è la parte della lettera che identifica in maniera chiara e dettagliata il mittente. Chi scrive deve indicare tutte le informazioni riguardanti il mittente, come reperirlo e l’azienda di riferimento.

In breve, qui di seguito potete trovare un semplice form:

[Titolo Personale (Sig., Dott...)] [Nome e cognome]

[Funzione Aziendale]

[Ragione Sociale Aziendale]

[Telefono diretto-mobile]

[E-mail personale]

[Sito web aziendale]

In calce, consigliamo di riportare la seguente dicitura legale che tutela la privacy in caso di errato recapito:

Le informazioni contenute nella presente comunicazione e i relativi allegati possono essere riservate e sono, comunque, destinate esclusivamente alle persone o alla Società sopraindicati. La diffusione, distribuzione e/o copiatura del documento trasmesso da parte di qualsiasi soggetto diverso dal destinatario è proibita, sia ai sensi dell’art. 616 c.p. , che ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003. Se avete ricevuto questo messaggio per errore, vi preghiamo di distruggerlo e di informarci immediatamente per telefono (…/….) o inviando un messaggio all’indirizzo e-mail [nomecognome@mail.it]

This message, together with its annexes, contains information to be deemed strictly confidential and is destined only to the addressee(s) identified above who only may use, copy and, under his/their responsibility, further disseminate it. If anyone received this message by mistake or reads it without entitlement is forewarned that keeping, copying, disseminating or distributing this message to persons otherthan the addresse(s) is strictly forbidden and is asked to transmit it immediately to [nomecognome@mail.it] and to erase the original message received. Thank you.

3) Registro